Question 1

🖥️ Comment faire un inventaire sur le web ?

Accepted Answer

Comment faire un inventaire depuis le site web ?

Cliquez sur Métier > Vue d'ensemble dans le menu latéral
Cliquez ensuite sur Créer un inventaire.

Choisissez la date de l'inventaire et cliquez sur Créer

Cliquez sur la loupe 🔍 sur la ligne de l'inventaire créé

Cliquez sur Ajouter une zone d'inventaire, sélectionnez les zones que vous souhaitez compter puis cliquez sur Créer.

Cliquez sur la loupe 🔍 sur la ligne de la zone de stockage que vous comptez.

Cliquez sur Actions > Rechercher des produits existants > Parmi les produits Coopeo

Recherchez les produits présents dans la zone et sélectionnez-les. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur Importer.

| 🧺 Chaque produit s'ajoute à la sélection quand vous cliquez dessus.

|| 💡 Un produ

Question 2

🧾 Comment importer une facture ?

Accepted Answer

Pour ajouter une facture sur Coopeo :

Sélectionnez l'établissement pour lequel vous souhaitez déposer vos factures
Cliquez sur Fichiers déposés dans le menu latéral
Faites un cliquer-déposer de vos factures sur l'encart dédié OU cliquez sur Chargez le ici et sélectionnez les factures à importer au format pdf ou image (png, jpeg).
Vous pouvez également récupérer vos factures depuis Pennylane

Ajouter une facture

✨ Ca y est, vos factures sont sur Coopeo. Elles seront traitées sous 15 jours.

|| 💡 Conseil n°1 : Importez vos factures 1 fois par semaine. Fixez-vous un jour en début ou fin de semaine où vous importez toutes les factures de la semaine passée.

|| 💡 Conseil n°2 : Assurez-vous que vos factures soient lisibles et complètes avant de les importer.

|| 💡 Conseil n°3 : Réduisez le nombre de factures en demandant à vos fournisseurs des factures à décade ou mensuelle.

||| ATTENTION : Une facture comportant plusieurs pages doit être scannée sur un seul et même fichier (format PDF).

Question 3

🥕 Comment analyser le détail des achats d'un produit ?

Accepted Answer

Consulter en détail les achats d'un produit

Cliquez sur Tous mes produits sur le tableau de bord ou sur Gestion puis Appellations dans le menu latéral de gauche.

👉 Sur cette page, vous visualisez la liste des produits que vous achetés, classés par ordre croissant de montant de dépense.

Vous voyez ainsi les produits qui pèsent le plus dans vos achats, les quantités achetées et à quel prix moyen. Vous retrouvez également le compte de charge auquel vos produits sont rattachés (cf article sur Comment renseigner ses comptes de charge dans Coopeo)

Liste des produits achetés

Vous pouvez ensuite voir le détail pour chaque produit en cliquant sur la loupe 🔍 à droite sur chaque ligne de dépense. 👇

Détail du produit "crème liquide"

Graphiques Evolution du prix moyen : évolution du prix d'achat mensuel moyen, minimum et maximum que vous pouvez afficher en L, kg, pièce, botte, barquette, …
Tableau de Synthèse des achats : quantité totale achetée, montant dépensé, prix d'achat moyen, minimum et maximum ainsi que la part des achats avec des tarifs négociés (mercuriales) sur la période étudiée
Graphiques Montant total et Volume total : évolution du montant et du volume d'achat mensuel que vous pouvez afficher en

Question 4

🧾 Comment transmettre des mercuriales ?

Accepted Answer

Vous pouvez nous envoyer vos mercuriales par mail à l'adresse : mercuriales@coopeo.fr

Dans l'idéal, privilégiez le format Excel pour que nous puissions les intégrer plus facilement et rapidement.

Votre mercuriale doit comporter ces éléments:

Références fournisseurs
Prix et unité de facturation
Date de validité de la mercuriale (date de début et date de fin)

||| Si vous avez plusieurs établissements, pensez à nous indiquer si la mercuriale est rattachée à tous vos établissements ou à certains établissements en particulier.

Exemple mercuriale fournisseur

Question 5

💶 Comment réclamer un trop-payé à un fournisseur ?

Accepted Answer

Pour récupérer l’argent que vous avez trop-payé à l’un de vos fournisseurs :

Cliquez sur Voir mes trop-payés

Les trop-payés sont classés et consolidés par fournisseur.

Montant surfacturé par référence et par fournisseur

| Pour voir le détail des références concernées, cliquez sur la loupe sur la ligne fournisseur. Vous voyez toutes les références sur lesquelles il y a un écart entre le prix négocié et le prix facturé, avec le nombre de factures concernées et le montant trop-payé. |

| Pour voir le détail des factures, cliquez sur la loupe sur la ligne de la référence. Vous voyez toutes les factures sur lesquelles il y a un écart entre le prix négocié et le prix facturé, avec la date d’émission et le montant trop-payé. |

Pour demander le remboursement du trop-payé, cliquez sur la flèche sur la ligne fournisseur. Vous allez télécharger un fichier Excel intitulé « Coopeo - Trop-payés.csv ». Vous n’avez plus qu’à envoyer ce fichier à votre fournisseur. Il vous proposera généralement un avoir sur la prochaine commande ou un remboursement.

![Fichier .csv à transmettre au four

Question 6

🧑‍💻 Comment créer un nouvel utilisateur ?

Accepted Answer

Créer un nouvel utilisateur

Cliquez Paramètres > Utilisateurs dans le menu latéral
Cliquez sur le bouton " + " pour créer le nouvel utilisateur
Complétez le prénom, le nom, l'adresse mail et le niveau de permission du nouvel utilisateur puis cliquez sur Ajouter
Le nouvel utilisateur va recevoir un mail pour créer son mot de passe

✨ Une fois son mot de passe créé, il pourra se connecter à Coopeo.

Création d'un nouvel utilisateur

Configurer les autorisations des utilisateurs

Connectez-vous avec votre compte Gérant
Cliquez sur Paramètres > Utilisateurs
Puis sur le bouton modifier 🖊️ sur l'utilisateur que vous souhaitez paramétrer
Cliquez ensuite sur le menu déroulant des autorisations disponibles, cochez celles que vous souhaitez puis validez en cliquant sur Modifier

Modification des autorisations des utilisateurs

|| 💡 Vous pourrez ainsi paramétrer les différents droits auxquels le nouvel utilisateur aura accès pour cet établissement.

|| En cas de besoin de rattacher un même utilisateur à plusieurs établissements, pour éviter de répéter la manipulation trop de fois, vous pouvez nous contacter sur le chat pour que nous fassions l'ajout à votre place.

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